Privacyverklaring

Kwikflow, handelsnaam van Gone Clear, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90132521 (vestigingsadres volgt) (hierna: “Kwikflow”, “wij”), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Contact: info@kwikflow.nl, +31 6 13979782.

1. Welke gegevens wij verzamelen

Wij verwerken persoonsgegevens die je zelf aan ons verstrekt en gegevens die automatisch worden verzameld bij gebruik van onze website kwikflow.nl:

Contact- en aanvraaggegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht wanneer je ons contactformulier invult, een demo aanvraagt of contact opneemt via WhatsApp, e-mail of telefoon.

Klantgegevens: gegevens die nodig zijn voor het leveren van onze diensten, waaronder facturatiegegevens en accountinformatie.

Zakelijke contactgegevens van bedrijven die wij benaderen voor onze dienstverlening (naam bedrijf, openbare contactgegevens zoals telefoonnummer, e-mailadres en website), afkomstig uit openbare bronnen zoals Google Maps en bedrijfswebsites.

Websitegegevens:IP-adres, browsertype, bezochte pagina's en klikgedrag, via cookies en vergelijkbare technieken (zie ons Cookiebeleid).

Gespreksopnames: telefoongesprekken met prospects en klanten kunnen worden opgenomen voor trainings- en kwaliteitsdoeleinden. Dit wordt aan het begin van het gesprek gemeld.

2. Waarvoor wij je gegevens gebruiken

• Het beantwoorden van aanvragen en het inplannen van demo's en gesprekken.
• Het leveren, onderhouden en verbeteren van onze diensten.
• Facturatie en administratie.
• Commerciele benadering van bedrijven (b2b-prospectie), waarbij je je altijd eenvoudig kunt afmelden.
• Marketing en het meten van de effectiviteit van onze website en advertenties.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

3. Op welke grondslagen

Wij verwerken gegevens op basis van: de uitvoering van een overeenkomst (levering van onze diensten), toestemming (zoals voor marketingcookies), gerechtvaardigd belang (zoals b2b-prospectie en het verbeteren van onze dienstverlening) en wettelijke verplichtingen (zoals de fiscale bewaarplicht).

4. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen je gegevens nooit. Wij delen gegevens alleen met partijen die ons helpen onze diensten te leveren (verwerkers), waaronder:

• Hosting en infrastructuur (o.a. Vercel)
• E-mail en kantoorsoftware (o.a. Google Workspace)
• Betalingsverwerkers (o.a. Mollie / Stripe)
• Plannings- en communicatietools (o.a. Calendly, WhatsApp Business, telefoniediensten)
• AI-dienstverleners voor het functioneren van onze chat- en voice-oplossingen (o.a. Anthropic)
• Advertentie- en analyseplatforms (o.a. Meta, Google), uitsluitend na jouw toestemming via de cookiebanner

Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Worden gegevens buiten de EER verwerkt, dan gebeurt dit op basis van passende waarborgen zoals EU-standaardcontractbepalingen.

5. Hoe lang wij gegevens bewaren

• Aanvraag- en leadgegevens: maximaal 2 jaar na het laatste contact.
• Gespreksopnames: maximaal 90 dagen, daarna automatisch verwijderd.
• Klant- en factuurgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Websitedata en cookies: zie het Cookiebeleid.

6. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking, waaronder direct marketing. Gegeven toestemming kun je altijd intrekken. Stuur je verzoek naar info@kwikflow.nl; wij reageren binnen 30 dagen. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS), toegangsbeheer en het minimaliseren van de gegevens die wij opslaan.

8. Diensten die wij voor onze klanten uitvoeren

Wanneer onze AI-oplossingen (zoals chatbots en voice agents) berichten of telefoongesprekken verwerken namens onze klanten, treedt de betreffende klant op als verwerkingsverantwoordelijke en is Kwikflow verwerker. Wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van de klant en volgens een verwerkersovereenkomst.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op kwikflow.nl. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij je actief.

Dit document is een werkbaar sjabloon op maat van Kwikflow en geen juridisch advies. Laat het kort toetsen door een jurist voordat je structureel opschaalt.